Kære beboere
Hermed hensigtsskrivelse udarbejdet af bestyrelsen i Ærtegården.
Bestyrelsen i Ærtegården er en frivillig bestyrelse, som beror på at motiverede beboere i ejendommen – udfører et stykke arbejde for os alle.
I det sidste år har Bestyrelsen erfaret, at enkelte sager har taget uforholdsmæssigt meget tid af Bestyrelsesarbejdet. Dette har resulteret i at andre sager uheldigvis har måttet vente.
Årsagen til forsinkelse i behandling af sager har primært beroet på langsommelig dialog og samarbejde med beboere.Bestyrelsen finder det derfor nødvendigt, at udarbejde en hensigtsskrivelse for at sikre, at alle sager afvikles inden for en rimelig ramme af 3 måneder som vurderes at være en acceptabel tidsfrist.
Derfor følgende 3 trin når en sag kræver inddragelse af en beboer:
- Beboer varsles via mail og med et brev i postkassen hurtigst muligt såfremt en sag beror på adgang eller anden involvering af beboer. Der gives 14 dages varsel til svar.
- Når svarfrist på 2 uger udløber varsles beboer igen via mail og med brev i postkassen med information om at professionel assistance tilkaldes, såfremt der ikke opnås kontakt og dialog med beboeren.
Det varsles yderligere at betaling for professionel assistance betales af beboer via fællesudgifterne.
Der gives her en 2 uger svarfrist.
- Når 2. svarfrist på 2 uger er udløbet orienteres beboer via mail og brev i postkassen om at professionel assistance er tilkaldt.
Beboer orienteres om hvilken dato det forventes at der skaffes eks. Adgang til kælderrum - samt hvilket beløb beboeren trækkes ekstra over fællesudgifterne kommende måned.
Eksempler på professional assistance:
- Låsesmed
- Måler
Denne hensigtsskrivelse er gennemgået af ejendomsadministrator med henblik på at sikre lovhjemmel.
Venligst Bestyrelsen
Der afholdes en årlig generalforsamling i ejerforeningen. Den finder sted i maj måned.
Senest 14 dage forinden mødet modtager de enkelte ejere en indkaldelse samt en dagsorden til generalforsamlingen.
Såfremt man har forslag og ønsker til behandling på generalforsamlingen, skal bestyrelsen orienteres skriftligt senest 28. februar. Eventuel dokumentation skal være bilagt forslaget.
På generalforsamlingen bliver både formand og bestyrelse for ejerforeningen valgt ud fra vedtægterne.
Generalforsamlingen tager stilling til alle større anlægs- og vedligeholdelsesarbejder på ejendommen, herunder bevilling af midler fra grundfonden.
Generalforsamlingen fastsætter størrelsen på fællesudgifter m.v.
På generalforsamlingen bliver ejendommens regnskab gennemgået med revisoren, hvorefter de fremmødte deltagere godkender eller forkaster dette.
Såfremt man er forhindret i selv at deltage, kan en stedfortræder møde med behørig fuldmagt.
Stemmeberettigede er ejere og ægtefæller/samlevere. Hver lejlighed har en stemme.
Bestyrelsen har ansat en vicevært til at føre det daglige tilsyn med ejendommen.
Viceværten er kun deltidsbeskæftiget ved ejendommen, hvorfor telefontid fra kl. 16.30 – 18.00 bedes respekteret (se opslag i opgangen).
Viceværtens opgaver omfatter bla. tilsyn med varmecentral, ren- og vedligeholdelse af ejendommens udenomsareal, affaldshåndtering, rekvirering af håndværkere i fornødent omfang, udskiftning af lyspærer, røgalarmer samt navneskilte på dørtelefoner og postkasser.
Viceværten står tillige til rådighed for foreningen og ejendommens beboere i tilfælde af nødsituationer, såsom brand eller anden bygningsbeskadigelse, svigtende forsyninger af el, gas, varme samt rørbrud o.lign.
Arbejdsopgaver, som ligger indenfor den enkelte ejers eget ansvar, er viceværten uvedkommende. Eksempler kunne være fastsiddende termostater, luft i radiatorer, tilstoppede vandrør (vandrette) og afløb, utætte vandhaner m.m.
Viceværten står ikke for trappevask samt snerydning på ejendommen. Disse opgaver varetages af andre under selvstændige kontrakter.
Bestyrelsen består af 3-5 personer. En formand, en næstformand og en kasserer og yderligere 1-2 medlemmer. Herudover 1-2 suppleanter i bestyrelsen.
Alle medlemmer vælges for en to-årig periode. Valgperioderne er fordelt således, at kun halvdelen af bestyrelsen er på valg hvert år. Det sker for at sikre en flydende kontinuitet i bestyrelsens arbejde.
Bestyrelsens arbejdsopgaver
Bestyrelsen sørger i dagligdagen for ejendommens drift, vedligeholdelse og økonomi.
Bestyrelsen indhenter tilbud på reparations- og vedligeholdelsesarbejder og igangsætter disse.
Bestyrelsen fører tilsyn med, at ejendommens husorden bliver overholdt samt yder support til de enkelte beboere, hvis de har spørgsmål eller problemer med deres bolig.
Bestyrelsen planlægger og indkalder til arbejdsweekender to gange årligt.
Vil du vide mere om bestyrelsens medlemmer, kan du se under menupunktet ”Administration/kontaktliste” samt på opslag i alle opgange.
Ejerforeningen har pr. 1. oktober 2015 ansat følgende administrator:
Miniadministration.dk
v/Jens H. Rasmussen
Bredholtvej 23
2650 Hvidovre
Administratoren sørger for opkrævning af fællesudgifter, håndtering af ejerpantebreve, betaling af regninger, fordeling af varmeudgifter og står for ejendommens likvide midler.